Cada cuánto hay que descargar el tacógrafo
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Descargar el tacógrafo es de esas obligaciones que parecen menores hasta que te cuesta una multa. El aparato graba solo, pero descargar esos datos depende de ti, y son dos cosas distintas. El tacógrafo registra todo lo que pasa, pero si no bajas esos ficheros con la periodicidad que marca la norma y los conservas, ante una inspección es como si no existieran.
La buena noticia es que la regla es simple y se puede convertir en rutina. En esta guía te decimos cada cuánto toca, cuánto tiempo hay que guardar los ficheros, qué multa te cae si te retrasas y una forma sencilla de que no se te pase. Vamos al grano.
¿Cada cuánto se descarga el tacógrafo?
La tarjeta de conductor se descarga al menos cada 28 días y la unidad del vehículo al menos cada 90 días. Son dos plazos distintos para dos fuentes distintas de datos, y los dos corren a la vez: la tarjeta lleva la actividad de cada conductor; la unidad del vehículo, la del propio camión o furgoneta.
Es “al menos”: puedes descargar más a menudo, y de hecho conviene, pero no puedes pasarte de esos topes. Si tienes varios conductores, cada tarjeta tiene su propio reloj de 28 días desde su última descarga; y cada vehículo, el suyo de 90. En una flota pequeña eso ya son varios plazos solapados que hay que llevar al día.
¿Cuántos años hay que guardar los datos del tacógrafo?
Guarda los ficheros al menos cuatro años y te cubres por los dos lados. La norma de transporte pide conservarlos un año a disposición de la inspección; pero cuando esos mismos datos sirven además como registro de la jornada laboral, el horizonte sube a cuatro años. Como en la práctica los ficheros valen para las dos cosas, la regla sensata es la más larga.
Esto tiene una implicación que muchos pasan por alto: los mismos .ddd que usas para el 561/2006 pueden reclamártelos por el lado laboral, y ahí quien pregunta no es la inspección de transporte, sino la de trabajo. Guardar cuatro años te cubre los dos frentes con el mismo archivo.
¿Qué multa hay por no descargar el tacógrafo a tiempo?
No poder presentar los registros que exige la norma se sanciona en torno a los 1.001 €, y la carencia significativa de datos que debías conservar sube a 2.001 € con pérdida de honorabilidad. Son de las multas más evitables que existen, porque no dependen de cómo conduzcas: dependen solo de si bajaste y guardaste los ficheros a tiempo.
Y la factura la paga la empresa. En las infracciones de tacógrafo la responsable administrativa es la empresa titular de la autorización, no el conductor. Por eso descargar a tiempo, esa tarea “de oficina” que parece menor, es lo que separa un archivo defendible de un gol en propia puerta. La pérdida de honorabilidad, además, pesa más que el euro: puede tocar tu capacidad de seguir operando. El detalle de las cuantías lo tienes en la guía de multas de tacógrafo.
¿Cómo me organizo para que no se me pase?
Lo que funciona es tratar la descarga como una cita fija en el calendario, con fecha y aviso, para que nunca dependa de que te acuerdes. Tres ideas prácticas que aplican los que lo llevan bien: una fecha fija al mes para las tarjetas (por debajo de los 28 días, con margen), un aviso en el calendario por cada vehículo para los 90 días, y guardar todo en una carpeta ordenada por conductor y fecha desde el primer día, no cuando ya tienes mil ficheros sueltos.
El error típico en flota pequeña rara vez es un olvido puntual: es que los plazos se solapan y uno se pierde entre porte y porte. Cada tarjeta y cada vehículo con su reloj propio se convierte en un lío mental en cuanto pasas de dos o tres conductores. Un sistema que te avise cuándo toca cada descarga quita ese peso de la cabeza; es justo la clase de rutina que conviene automatizar. Si además quieres cumplir sin instalar hardware nuevo, mira la guía de software de tacógrafo para flotas pymes.
Descargar es solo la mitad: ¿los has mirado?
Descargar y guardar te mantiene fuera de las multas por carencia de registros, pero no te dice si dentro de esos ficheros hay una infracción de tiempos esperando a que la lea un inspector. Una cosa es tener el archivo completo; otra, tenerlo limpio — y es lo limpio lo que de verdad te ahorra dinero.
Un exceso de conducción o un descanso corto quedan grabados en el .ddd mucho antes de que nadie los revise. Mirarlos tú primero, justo después de cada descarga, es la forma de convertir esa rutina en prevención de verdad. Los tiempos concretos que tienes que cumplir están en la guía del 561/2006 en cristiano; y si estás empezando de cero, en la guía de cómo usar el tacógrafo.
Comprueba tus descargas gratis
Cada vez que descargues, con Tachobase subes los ficheros de tarjeta de conductor (.ddd, .C1B o .TGD) y te decimos, en minutos y gratis, qué infracciones del 561/2006 saldrían hoy si viniera la inspección. Es el paso que convierte la descarga en algo útil: no solo guardas, también sabes. Cada infracción sale con el artículo del reglamento del que viene y con la versión del motor con la que se calculó. El motor detecta; la explicación en lenguaje llano la ponemos nosotros encima.
No pide registro. Los ficheros se analizan en servidores de la UE y, sin cuenta, no se guardan.