Software de tacógrafo para flotas pequeñas: cumplir sin instalar hardware

Por qué el hardware sobra cuando ya tienes el tacógrafo

Las grandes plataformas de gestión de flotas nacieron para vehículos que necesitaban telemetría en tiempo real: localización, consumo, sensores. Para eso instalan una unidad en cada camión. Es una arquitectura pensada para flotas grandes que quieren datos vivos del vehículo.

Pero la obligación del tacógrafo no va de tiempo real: va de los ficheros que descargas de la tarjeta del conductor y de la memoria del vehículo, y de poder presentarlos y analizarlos. Esos ficheros son un estándar (.ddd, .C1B, .TGD). Cualquier herramienta que sepa leerlos hace el trabajo de cumplimiento sin tocar el vehículo. La caja, para esto, sobra.

Qué debería hacer por ti un software de tacógrafo

Al elegir, mira que cubra lo que de verdad te salva multas:

• Detectar infracciones del 561/2006 en tus ficheros: excesos de conducción, pausas que faltan, descansos cortos.
• Estimar la multa de cada infracción y de dónde sale (el artículo, la cifra del baremo).
• Guardar el archivo de forma que puedas responder a un requerimiento de la Inspección de Transporte.
• Calcular las dietas que corresponden a cada conductor según tu convenio, con la parte exenta de IRPF y Seguridad Social separada.
• Avisarte de las descargas que tocan (tarjeta cada 28 días) para no quedarte sin registros.

Lo que sobra: pagar por telemetría que ya no necesitas para cumplir, o por una instalación en cada vehículo.

La razón por la que esto es tu problema, no del conductor

Mucha empresa cree que la multa de tacógrafo la paga el conductor. No es así. Por la LOTT (artículo 138), la responsable administrativa de las infracciones de conducción, descanso y tacógrafo es la empresa titular de la autorización, con independencia de quién las cometió materialmente. El conductor solo se sanciona además en casos concretos.

Por eso el análisis a tiempo es interés directo del titular de la flota: cada infracción que se cuela es dinero que sale de la caja de la empresa, no del bolsillo del conductor. Y con márgenes del sector entre el 1 y el 4 %, una multa muy grave de 1.001 a 4.001 € se come el beneficio de un mes de un camión.

Menos infracciones, menos inspecciones

Hay un efecto que se cuenta poco: las empresas de transporte se clasifican por riesgo (verde, ámbar, rojo) según el número, la gravedad y la frecuencia de sus infracciones. Las de riesgo rojo reciben controles más estrictos y más frecuentes.

Ir limpio no solo evita la multa de hoy: mantiene tu puntuación baja y te saca del punto de mira. Un archivo analizado y en orden es también la base para responder bien a un requerimiento cuando llega.

Pruébalo con tus propios ficheros, gratis

La mejor forma de ver si un enfoque sin hardware te vale es probarlo con tus ficheros reales, no con una demo genérica.

Con Tachobase subes tus ficheros (.ddd, .C1B o .TGD) y te decimos, en minutos y gratis, qué infracciones del 561/2006 saldrían hoy, cada una con su multa estimada, con el artículo del reglamento del que sale y con la versión del motor de reglas con la que se ha calculado. El motor detecta; la explicación en lenguaje llano la ponemos nosotros encima. De paso, con los mismos ficheros se calcula la dieta que corresponde a cada conductor según tu convenio. La misma descarga te sirve para las dos cosas.

No hay que instalar nada, no pide registro y los ficheros se analizan en servidores de la UE. Sin cuenta no se guardan; con cuenta, los conservamos el tiempo que marca la ley (1 año la parte de tacógrafo, 4 la de jornada).