Cómo se calculan las dietas de un conductor en 2026
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Las dietas de conductor son de esas cosas que todo el mundo paga y casi nadie tiene del todo cuadradas. Cuánto corresponde, qué parte está exenta de impuestos, qué pasa si el conductor duerme fuera, y la que más quema: qué haces si mañana viene Inspección de Trabajo y te pide que justifiques por qué eso que pagaste como dieta no era salario encubierto.
Vamos a explicarlo en cristiano. Y conviene tener algo claro desde el principio: para ti, dueño o gestor de la flota, la dieta es un coste, dinero que le pagas al conductor, no dinero que ganas. Lo que sí puedes es pagarlo de la forma correcta: la cifra que toca según tu convenio, con la mayor parte posible exenta de IRPF y Seguridad Social, y con la prueba lista por si te la piden.
Qué es una dieta (y quién la debe)
Una dieta es, legalmente, una compensación por los gastos que le genera al conductor trabajar fuera de su base (comidas, alojamiento). No es salario. Lo dice el Estatuto de los Trabajadores (artículo 26.2): las cantidades que percibe el trabajador por gastos derivados de su actividad no tienen la consideración de salario.
La obligación de pagar dietas y sus importes vienen del convenio colectivo de transporteque te aplique, normalmente el provincial, no del Estatuto directamente. Es decir: cuánto es una dieta en tu caso depende de tu provincia. Por eso cualquier calculadora que te dé “la dieta” sin preguntarte el convenio te está dando un número genérico. La nuestra sí te lo pregunta: calcula la dieta según tu convenio con Madrid o Barcelona en unos segundos.
La parte exenta: los límites de 2026
Aquí está el meollo fiscal. Una parte de la dieta está exenta de IRPF y de cotización a la Seguridad Social, siempre que no superes unos límites. Esos límites los fija el Reglamento del IRPF (artículo 9.A.3), y para las comidas (gastos de manutención) son estos:
| Situación | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Con pernocta (se duerme fuera) | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
| Sin pernocta (viaje de ida y vuelta en el día) | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
Por encima de esas cifras, el exceso tributa como salario y cotiza: entra en la nómina a efectos de IRPF y de base de cotización.
Ojo con no confundir los dos bloques: los 15/25 € son el umbral de alojamiento sin justificante; los 26,67 / 53,34 / 48,08 / 91,35 € son los de manutención (comidas). Son cosas distintas y se suman.
La trampa de la reclasificación (y cómo el Supremo la cambió en 2025)
El mayor riesgo de las dietas no es pagarlas mal por poco. Es que Inspección de Trabajo o la Tesorería de la Seguridad Social (TGSS) recalifique tus dietas como salarioy te reclame las cotizaciones atrasadas más recargos. Pasa cuando las dietas parecen un importe fijo y periódico desconectado de viajes reales: los casos clásicos son el “salario global” y los acuerdos de kilometraje donde la dieta se mete en el precio por kilómetro.
En julio de 2025 el Tribunal Supremo (sentencia STS 3789/2025, de 21 de julio) unificó doctrina sobre esto, y la noticia es buena para el que hace las cosas bien:
Esa es la conexión que casi nadie hace: el .ddd del tacógrafo es, hoy, la mejor prueba de la realidad del viaje. Una dieta calculada a partir del tacógrafo es, de paso, un paquete de prueba listo para defenderte.
Lo que de verdad te interesa como dueño
No quieres una factura de dietas más grande. Ordenado por lo que te conviene:
- Pagar la cifra correcta según tu convenio: ni de menos (te reclaman) ni de más (regalas dinero).
- Aprovechar toda la parte exenta que la ley te permite, empezando por esa regla de alojamiento de 15/25 € que tanta gente deja sin usar.
- Tener la prueba lista: cada dieta ligada a un viaje real dentro de límites, que es justo lo que pide el Supremo.
Por qué esto no sale solo del tacógrafo
Lo que falta no es leer el fichero: es un dato que el fichero no lleva. Para saber si un día devenga dieta hay que saber de qué base sale el conductor, y eso lo sabe la flota, no la tarjeta. El día que nos lo declares, el cálculo queda ligado al viaje real, que es la prueba que pide el Supremo. Mientras tanto, la calculadora aplica la tabla de tu convenio y separa la parte exenta.
Es el mismo fichero que usas para vigilar las multas del 561: una sola descarga, dos usos. Cada límite viene de los tiempos del 561.
Que no te pille aplicando una tabla de dietas vieja.
Las tablas de convenio se actualizan cada pocos años, y con ellas cambian las dietas. Te escribimos solo cuando cambie algo que afecte a las dietas de tus conductores, sin ruido.
De paso, con esos mismos ficheros puedes ver ya si tienes infracciones del 561. Prueba la auditoría gratis.
Lo que hoy no podemos hacer
Tachobase todavía no es una sociedad, así que hoy no podemos emitirte una factura ni cobrarte. En esta página no hay pasarela de pago y no te vamos a pedir una tarjeta.
Empezaremos a facturar cuando la empresa exista. Fecha no te damos, porque no la tenemos.
Lo que sí te dejamos apuntado
Déjanos tu correo y cuántos conductores llevas, y apuntamos el precio de esta página como el tuyo. El día que podamos cobrar, tú entras con este precio, aunque para entonces haya subido para quien llegue nuevo. El compromiso es nuestro, no tuyo.
Esto no te ata a nada
No es un contrato. No hay permanencia ni penalización de ningún tipo. Te llega un correo con el precio apuntado por escrito, y ese mismo correo lleva un enlace para borrarte en un clic; también vale con responder al correo y decirlo. Y si al final no montamos el programa, te lo decimos y no vuelves a oír de nosotros.