Dietas del conductor que duerme fuera: pernocta, exención y prueba
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Cuando un conductor sale de ruta y no vuelve a dormir a casa, la dieta cambia. No es lo mismo un viaje de ida y vuelta en el día que una semana durmiendo en la cabina o en un hostal de carretera. Y la diferencia no es solo de importe: cambia qué parte está exenta de IRPF y de Seguridad Social, que es donde está el dinero de verdad para la empresa.
Esta guía es para el caso concreto del conductor que pernocta fuera. Qué le corresponde, qué parte no cotiza ni tributa, y cómo dejarlo probado por si un día viene la inspección. Si buscas el cálculo general de dietas, está en la guía de cómo se calculan las dietas de un conductor.
Primero, quién paga a quién
Conviene aclararlo porque hay confusión: la dieta es dinero que la empresa paga al conductor por los gastos de comer y dormir fuera. Es un concepto extrasalarial (Estatuto de los Trabajadores, artículo 26.2), no salario. Para la empresa es un coste que sale, no un ingreso.
Entonces, ¿por qué interesa hacerla bien? Porque, dentro de los límites legales, la dieta correctamente estructurada está exenta de IRPF y de cotización a la Seguridad Social. Es decir, es un euro más barato de mover que el salario. Ahí está el interés real: pagar la dieta que toca, con la parte exenta bien calculada, sin regalar cotización ni exponerse a una recalificación.
Manutención con pernocta: los límites exentos
Los gastos de manutención (comidas) tienen un límite exento distinto según si hay pernocta o no. Con pernocta, el límite exento sube:
| Situación | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Con pernocta (duerme fuera) | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
| Sin pernocta (viaje en el día) | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
Estos son los topes que marca el Reglamento del IRPF. Por debajo, la manutención va exenta; el exceso tributa como salario y cotiza. La pernocta, por tanto, casi duplica el margen exento de la manutención nacional.
El alojamiento del conductor: la regla especial que muchos no aplican
Aquí está el detalle que se deja mucha empresa sin usar. Para los gastos de estancia(dormir), la regla general es “lo que justifiques con factura”. Pero el conductor de transporte de mercancías por carretera tiene una regla especial: la estancia no necesita justificación hasta 15 €/día en territorio nacional y 25 €/día en el extranjero. Por encima de eso, hay que justificar el coste real.
Es decir, para el conductor que pernocta, esos 15 o 25 € de estancia se pueden abonar exentos sin factura de hotel. Es una exención que existe y que, si no se aplica, se queda sobre la mesa.
La parte incómoda: fin de semana lejos de casa
“¿Le pago dieta si se queda tirado el fin de semana lejos?” es una de las preguntas que más se repiten. La respuesta honesta: depende de tu convenio. No hay una regla universal en el Estatuto para el descanso semanal fuera; es el convenio colectivo provincial de transporte el que fija si esos días generan dieta y con qué importe.
Por eso el punto de partida siempre es el convenio que te aplica. La exención de IRPF y Seguridad Social pone el techo; el convenio pone la obligación y su cuantía, que suele ir por debajo de ese techo.
Probar la dieta: lo que de verdad te salva en una inspección
Aquí es donde el conductor que pernocta genera más exposición, y donde el tacógrafo se vuelve tu mejor prueba. Desde la sentencia del Tribunal Supremo de 21 de julio de 2025 (STS 3789/2025), para que la Seguridad Social no recalifique tus dietas como salario no necesitas guardar las facturas de cada comida y cada hotel. Basta con probar dos cosas:
- La realidad del viaje —origen, destino, vehículo, conductor y fechas. Eso es, exactamente, lo que hay dentro de los tiempos y descansos que quedan grabados en el tacógrafo.
- Que los importes están dentro de los límites exentos del IRPF.
Un cálculo de dietas derivado del tacógrafo es justo ese paquete de prueba, hecho de antemano. En el caso que resolvió el Supremo, se anuló una liquidación de la Tesorería General de la Seguridad Social de 108.561,24 €.
Calcular la dieta con pernocta desde el tacógrafo, sin hacerlo a mano
Casar cada pernocta con su viaje, aplicar el convenio, separar la manutención de la estancia y comprobar que todo está dentro de límite es un trabajo tedioso y fácil de equivocar cuando lo haces conductor por conductor en una hoja de cálculo.
Con los mismos ficheros del tacógrafo (.ddd, .C1B o .TGD) que ya descargas para la parte de sanciones, se puede calcular la dieta que corresponde a cada conductor según tu convenio, con la parte exenta de IRPF y Seguridad Social separada, y con el viaje real detrás de cada día de pernocta como prueba. La misma descarga te sirve para las dos cosas.
Esa calculadora automática de dietas desde el tacógrafo todavía no está abierta. Si quieres que te avisemos cuando lo esté, déjanos tu correo y el tamaño de tu flota; serás de los primeros en probarla.
Avísame cuando abra la calculadora de dietas desde el tacógrafo.
Todavía no existe. Sin compromiso, solo te avisamos cuando puedas probarla.
Mientras tanto, con esos mismos ficheros puedes revisar tus infracciones del 561. Ir a la auditoría gratis.